В современном быстро меняющемся и конкурентном мире фрилансеры должны оставаться организованными и эффективными, чтобы не отставать от постоянно меняющихся требований своих проектов.
С таким количеством задач и проблем на их тарелке управление временем и ресурсами становится решающим для успеха.
Вот где инструменты управления проектами пригодятся, оптимизируя рабочие процессы как для индивидуальных предпринимателей, так и для команд.
В этой публикации мы рассмотрим первоклассные внештатные инструменты управления проектами которые меняют правила игры для всех внештатных менеджеров проектов.
Оставайтесь с нами, пока мы раскрываем потенциал этих инструментов и поднимаем вашу игру по управлению внештатными проектами на новый уровень!
Каковы преимущества использования инструментов управления проектами для фрилансеров?
Управление несколькими проектами и клиентами одновременно может быть сложной задачей для большинства внештатных менеджеров проектов, независимо от того, являетесь ли вы опытным менеджером проектов или только начинаете.
Именно здесь в игру вступают инструменты управления проектами, помогающие фрилансерам оставаться на вершине своей рабочей нагрузки, эффективно отслеживая сроки и задачи.
Одним из основных преимуществ использования этих инструментов является возможность упростить управление рабочим процессом. Например, у графического дизайнера может быть несколько проектов с разными клиентами на разных этапах — от первоначального мозгового штурма до окончательного утверждения дизайна.
Еще одним важным преимуществом инструментов управления проектами является расширенное сотрудничество с другими членами команды или клиентами. Фрилансеры часто работают удаленно, поэтому общение иногда может быть сложным, чтобы понять требования клиента или проекта или сотрудничать с другими профессионалами, такими как писатели или разработчики.
Реализация тайм-менеджмент и отслеживание функции с помощью инструментов для фрилансеров, таких как Bonsai, помогает фрилансерам точно выставлять счета своим клиентам и раскрывает информацию о том, как они тратят свое рабочее время в целом — важная информация для оптимизации уровней производительности с течением времени!
Кроме того, генерация отчетов Возможности позволяют фрилансерам регулярно делиться с клиентами обновлениями о ходе работы, демонстрируя при этом профессионализм и прозрачность.
Стать внештатным менеджером проектов и использовать специальные инструменты управления проектами может значительно улучшить свои навыки решения проблем. Это не только упрощает процесс управления проектами, но и повышает результаты внештатной карьеры.
Работая внештатным менеджером проектов и управляя проектами, они приобретают опыт, который приносит пользу их уважаемым клиентам, эффективно оправдывая ожидания проекта.
Ключевые особенности, которые следует искать в инструментах управления проектами для фрилансеров
При поиске лучшего инструмента управления проектами в качестве внештатного менеджера проектов важно учитывать определенные функции, такие как управление задачами и планирование, отслеживание времени и выставление счетов, варианты совместной работы и связи, настройки и интеграции.
Управление задачами и планирование
Одной из наиболее важных функций, которые вы должны искать в инструменте управления проектами для фрилансеров, является управление задачами и планирование. Как внештатному менеджеру проектов, работающему над несколькими проектами, вам нужна организованная система, которая поможет вам не отставать от задач и сроков.
Например, представьте, что вы работаете над групповым научным проектом, в котором у каждого есть определенные роли. Благодаря эффективным инструментам управления задачами и планирования, таким как Trello или Asana, ваша команда может разбить работу на более мелкие задачи и установить реалистичные сроки выполнения.
Отслеживание времени и выставление счетов
Отслеживание времени и выставление счетов — важные функции, которые следует учитывать при поиске идеального инструмента управления проектами для фрилансеров. Как внештатному руководителю проекта, вам нужен эффективный способ учета часов, затраченных на каждый проект, и создания точных счетов для клиентов.
Например, Desktime и TimeCamp — популярные инструменты управления проектами со встроенными функциями отслеживания времени. Они упрощают фрилансерам учет рабочего времени, управление бюджетом и быстрое создание профессиональных счетов.
Другим отличным вариантом является Harvest, который даже предлагает функцию кнопки оплаты, позволяющую клиентам оплачивать через PayPal или Stripe непосредственно из электронного счета-фактуры.
Сотрудничество и общение
Сотрудничество и общение являются жизненно важными аспектами успешного управления проектами для фрилансеров. С помощью правильных инструментов вы можете легко общаться с клиентами, членами команды, руководителями проектов и заинтересованными сторонами, чтобы все были на одной волне.
Например, при использовании ClickUp или Monday.com в качестве инструмента управления проектами вы можете создать рабочее пространство, в котором все члены вашей команды могут получать доступ к различным задачам и беспрепятственно общаться друг с другом.
Кроме того, некоторые инструменты для совместной работы позволяют виртуальную совместную работу, так что даже удаленные работники чувствуют себя частью всего процесса.
Настройка и интеграция
Настройка и интеграция — это ключевые функции, которые следует искать в инструментах управления проектами для внештатных менеджеров проектов. Настройка позволяет пользователям адаптировать свое рабочее пространство к своим конкретным потребностям, а интеграция позволяет инструменту беспрепятственно работать с другими платформами, которые они могут использовать.
Имея персонализированное рабочее пространство и интегрированные рабочие процессы в нескольких системах, фрилансеры могут сэкономить время и повысить производительность.
Эта функция особенно важна для тех, у кого есть уникальные бизнес-требования или кому нужен инструмент, специально предназначенный для нужд их отрасли.
Лучшие инструменты управления внештатными проектами
1.НажмитеВверх
кликап — это инструмент управления проектами с самым высоким рейтингом, призванный помочь фрилансерам более эффективно управлять своими проектами.
Эта платформа предлагает различные функции, такие как отслеживание времени, визуальные информационные панели и гибкие методологии, упрощающие планирование и выполнение проектов для фрилансеров.
Благодаря функции групповой совместной работы ClickUp вы можете беспрепятственно работать с удаленными командами и повышать производительность. Его интуитивно понятный интерфейс позволяет настраивать инструмент в соответствии с вашими потребностями, чтобы легко отслеживать задачи, создавать расписания и организовывать сроки в одном месте.
Плюсы: комплексные функции, настраиваемые, доступные цены и удобный интерфейс.
Минусы: более крутая кривая обучения расширенным функциям, и некоторые пользователи сообщают о случайных ошибках.
2. Понедельник.com
Monday.com — один из лучших инструментов управления проектами для фрилансеров, который может помочь фрилансерам эффективно управлять своими проектами. Это простое и эффективное программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет командам планировать, отслеживать и совместно работать над задачами и проектами.
Программное обеспечение предоставляет интуитивно понятный интерфейс, который позволяет пользователям визуально организовывать задачи, устанавливать сроки, распределять обязанности, отслеживать прогресс и общаться с членами команды.
Monday.com также интегрируется с различными сторонними инструментами, такими как Google Drive и Slack, для дальнейшей оптимизации рабочих процессов.
Плюсы: интуитивно понятный дизайн, надежные возможности автоматизации и интеграции, а также отличная поддержка клиентов.
Минусы: более высокая цена и ограниченная функциональность бесплатного плана.
3. Трелло
Трелло — фантастический инструмент для фрилансеров, которым нужна помощь в управлении командами и организации работы. Это также один из самых популярных легких инструментов управления проектами благодаря простому и удобному интерфейсу.
С Trello вы можете создавать доски, визуально представляющие каждый проект, над которым вы работаете, с карточками, содержащими все задачи, которые вам нужно выполнить.
Однако стоит отметить, что, хотя Trello отлично подходит для визуального управления проектами, он может не подходить для более сложных проектов или больших команд. Он имеет ограниченную функциональность по сравнению с другими инструментами, и не так много доступных комплексных вариантов отчетности.
Плюсы: простой и удобный интерфейс, очень наглядный и гибкий с множеством интеграций.
Минусы: Ограниченные возможности для сложных проектов и не специально для фрилансеров.
4. Асана
Асана — это облачный инструмент управления проектами, который многие фрилансеры используют для отслеживания своих проектов и задач. Несмотря на то, что Asana ориентирована в первую очередь на команды, Asana может принести пользу отдельным фрилансерам благодаря своим функциям управления задачами, таким как назначение сроков и создание контрольных списков.
Однако для фрилансеров, управляющих более сложными проектами или наблюдающих за другими фрилансерами, рекомендуются такие инструменты, как Asana и nTask. Хотя в Asana отсутствуют некоторые важные функции, такие как возможности выставления счетов и отслеживания времени, она предлагает интеграцию с популярным программным обеспечением, таким как Slack и Google Drive, для оптимизации рабочих процессов.
Плюсы: мощные функции управления задачами и проектами, понятный интерфейс и несколько вариантов просмотра проекта.
Минусы: Ограниченный бесплатный план, слишком много задач или проектов может стать слишком сложным.
5. Улей
Улей — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое помогает компаниям любого размера управлять своими командами, сотрудничать и планировать проекты. Это один из 8 лучших инструментов управления проектами и командами для фрилансеров на 2021 год, который получил высокую оценку экспертов за свои функции и удобный интерфейс.
С помощью Hive вы можете планировать задачи, расставлять приоритеты и отслеживать ход выполнения проекта в режиме реального времени с помощью диаграмм Ганта, а также создавать настраиваемые шаблоны для оптимизации рабочих процессов в нескольких проектах или для нескольких клиентов вместе.
Благодаря встроенному программному обеспечению для учета рабочего времени вы можете контролировать время членов команды и создавать счета непосредственно на основе выполненной работы всего одним щелчком мыши.
Плюсы: комплексное решение для управления проектами, чата и обмена файлами, а также полный набор функций.
Минусы: некоторые пользователи считают его менее интуитивным по сравнению с другими инструментами, и у него более высокая ценовая категория.
6. Бонсай
Бонсай — это фантастический инструмент для управления проектами для фрилансеров, который упрощает ведение бизнеса для фрилансеров. Он позволяет вам удобно выполнять различные функции, такие как управление клиентами, выполнение работы, получение оплаты и отслеживание финансов с одной платформы.
Одной из лучших особенностей Bonsai является возможность создания контрактов и электронной подписи; это означает, что вы можете легко создавать контракты со своими клиентами и подписывать их в течение нескольких минут.
В рамках своих основных функций управления проектами, адаптированных к потребностям фрилансеров, Bonsai имеет функцию создания предложений и все стандартные инструменты управления задачами, необходимые для эффективного выполнения проекта.
Это позволяет фрилансерам быстро и профессионально создавать предложения, легко отслеживая сроки и результаты.
Плюсы: разработан специально для фрилансеров, интегрированное выставление счетов и отслеживание времени, а также простой в использовании интерфейс.
Минусы: Ограниченные возможности управления проектами по сравнению с другими инструментами и доступны только в виде платной подписки.
7. Тодоист
ToDoist — популярное программное обеспечение для управления задачами, которое может помочь фрилансерам оставаться организованными и сосредоточиться на своих проектах. Благодаря удобному интерфейсу фрилансеры могут легко создавать задачи, устанавливать сроки и расставлять приоритеты в своих задачах.
ToDoist также позволяет вам сотрудничать со своим начальником, клиентами или членами команды, делясь проектами или конкретными задачами и распределяя обязанности.
Одна из лучших особенностей Todoist — его универсальность: он легко интегрируется с другими инструментами повышения производительности, такими как Google Calendar, Slack и Trello, что упрощает фрилансерам управление всеми аспектами своего бизнеса из одного места.
Плюсы: простой и удобный инструмент управления задачами, доступный на нескольких платформах, и доступная цена.
Минусы: ограниченные возможности управления проектами и отсутствие встроенного выставления счетов или отслеживания времени.
8. Инди
Инди является одним из 8 лучших инструментов управления проектами для фрилансеров. Это удобный и доступный вариант с такими важными функциями, как управление задачами, отслеживание времени, совместная работа в команде и выставление счетов.
Indy также предлагает варианты настройки в соответствии с потребностями фрилансеров, включая интеграцию с популярными приложениями, такими как Slack и Google Calendar. Кроме того, у него простой интерфейс, который позволяет фрилансерам легко отслеживать сроки и прогресс в проектах.
Плюсы: разработано специально для фрилансеров, комплексное решение для управления проектами, учета рабочего времени и выставления счетов.
Минусы: новичок на рынке с меньшим количеством обзоров и ограниченной интеграцией с другими инструментами.
Как выбрать правильный инструмент управления проектами для вашего бизнеса
Чтобы выбрать правильный инструмент управления проектами для своего бизнеса, начните с определения ваших конкретных потребностей и бюджета, тестирования различных инструментов с помощью бесплатных пробных версий и демонстраций, изучения отзывов и рекомендаций других фрилансеров, оценки возможностей и функциональности каждого инструмента и поиска поддержка клиентов и обучающие ресурсы.
Определите свои конкретные потребности и бюджет
Когда дело доходит до выбора правильного инструмента управления проектами для фрилансера, важно определить ваши конкретные потребности и бюджет. Это означает, что нужно учитывать, над какими типами проектов вы работаете, сколько у вас клиентов и какие функции необходимы для вашего рабочего процесса.
Также важно учитывать ваш бюджет при выборе инструмента управления проектами. Хотя некоторые инструменты могут предлагать больше функций, чем другие, они также могут иметь более высокую цену.
Тем не менее, существует множество доступных вариантов, которые по-прежнему предлагают отличную функциональность для фрилансеров с ограниченным бюджетом.
Тестируйте различные инструменты с помощью бесплатных пробных версий и демонстраций
Прежде чем вы перейдете к инструменту управления проектами, важно протестировать различные варианты с помощью бесплатных пробных версий и демонстраций. Это поможет вам почувствовать функциональность инструмента и определить, подходит ли он для вашего бизнеса.
Многие инструменты управления проектами предлагают бесплатные пробные версии или бесплатные планы навсегда, которые позволяют вам изучить функции, не тратя денег заранее. Например, Trello предлагает бесплатный план с неограниченным количеством личных досок, карточек и списков, а Asana предлагает бесплатный базовый план для команд до 15 человек.
Учитывайте отзывы и рекомендации других фрилансеров
Чтобы выбрать лучший инструмент управления проектами для внештатных менеджеров проектов, важно провести исследование и рассмотреть отзывы и рекомендации других фрилансеров. Вы можете начать с поиска онлайн-сообществ или форумов, где фрилансеры обсуждают свой опыт работы с различными инструментами.
Кроме того, многие поставщики программного обеспечения для управления проектами предлагают бесплатные пробные или демонстрационные версии своих продуктов, что позволяет вам протестировать функции перед совершением покупки.
Также полезно сравнивать цены, удобство использования и поддержку клиентов при оценке вариантов.
Оцените особенности и функциональность каждого инструмента
Выбор правильного инструмента для управления проектами может быть сложным, но оценка возможностей и функций каждого варианта может упростить задачу. При оценке каждого инструмента рассмотрите его возможности управления задачами и планирования, функции отслеживания времени и выставления счетов, инструменты для совместной работы и общения, параметры настройки и интеграцию с другим программным обеспечением.
Ищите инструмент, отвечающий конкретным потребностям вашего бизнеса с точки зрения автоматизации рабочих процессов, распределения ресурсов, отчетности, составления бюджета, коммуникации и управления рисками.
Например, ClickUp предлагает настраиваемые представления задач в соответствии с различными предпочтениями, в то время как Bonsai лучше подходит для фрилансеров, которым требуются инструменты отслеживания времени, чтобы они могли точно выставлять счета клиентам.
Ищите поддержку клиентов и учебные ресурсы
Выбор правильного инструмента управления проектами может быть сложной задачей. Однако одним из ключевых аспектов, который следует учитывать при выборе между различными инструментами, является поддержка клиентов и учебные ресурсы.
Например, некоторые инструменты предлагают поддержку в чате или круглосуточную помощь по телефону по техническим вопросам. Кроме того, многие платформы предоставляют видеоуроки или онлайн-руководства с пошаговыми инструкциями по использованию определенных функций в собственном программном обеспечении.
Лучшие практики для максимизации преимуществ инструментов управления проектами
Чтобы максимально использовать инструменты управления проектами, фрилансеры должны ставить четкие цели и ожидания, расставлять приоритеты в эффективном общении и сотрудничестве, использовать автоматизацию и интеграцию для оптимизации процессов, а также регулярно оценивать и корректировать свои стратегии управления проектами.
Установите четкие цели и ожидания
Одним из лучших способов максимизировать преимущества инструментов управления проектами для фрилансера является постановка четких целей и ожиданий. Четкое понимание того, чего вы хотите достичь с помощью своих проектов, поможет вам расставить приоритеты задач, лучше управлять ресурсами и повысить производительность.
Например, если ваша цель — завершить редизайн веб-сайта клиента в течение двух недель, вы будете лучше понимать, сколько времени займет каждая задача.
Четкие цели проекта имеют решающее значение для успеха внештатного управления проектами, поскольку они гарантируют, что проекты будут завершены вовремя и в рамках бюджета. Наличие измеримых показателей эффективности также помогает эффективно отслеживать прогресс в достижении этих целей.
С помощью гибкой методологии фрилансеры могут оптимизировать свои рабочие процессы, регулярно оценивая факторы риска на ранних этапах процесса, чтобы избежать непредвиденных задержек в будущем.
Отдавайте приоритет эффективному общению и сотрудничеству
Когда дело доходит до успешного управления проектами, жизненно важны эффективная коммуникация и сотрудничество. Это означает, что все члены команды должны быть на одной волне и работать для достижения общей цели.
Например, при использовании инструментов совместного управления проектами, таких как Asana или Trello, каждый член команды может следить за ходом выполнения своих задач, информируя других о любых изменениях, внесенных в расписания или сроки.
Эта прозрачность устраняет любую путаницу или задержки, которые могут возникнуть из-за плохих навыков общения. Кроме того, эти платформы позволяют легко сотрудничать между членами команды, одновременно работающими над одной и той же задачей.
В заключение, расстановка приоритетов в общении является ключом к успешному завершению внештатных проектов; для этого требуется координация между отдельными членами команды, чтобы способствовать синергии между ними для своевременного выполнения задач и в рамках бюджетных ассигнований.
Используйте автоматизацию и интеграцию для оптимизации процессов
Автоматизация и интеграция являются важными функциями программного обеспечения для управления проектами, которые могут значительно облегчить жизнь фрилансера. Автоматизируя повторяющиеся задачи, такие как отправка счетов, назначение задач и напоминания, вы можете освободить время, чтобы сосредоточиться на важной работе, требующей повышенного внимания.
Например, интеграция инструмента отслеживания времени в вашу систему управления проектами может помочь оптимизировать ваш рабочий процесс, автоматически записывая, сколько времени вы тратите на каждую задачу.
Затем эту информацию можно использовать для создания точных счетов для клиентов без ручных вычислений, что экономит ваше время и силы. Кроме того, функции автоматизации, такие как повторяющиеся задачи, упрощают настройку регулярных действий, чтобы они выполнялись автоматически в назначенное время или через определенные промежутки времени, что снижает потребность в ручном вводе.
Регулярно оценивайте и корректируйте свои стратегии управления проектами
Одним из наиболее важных способов максимального использования преимуществ инструментов управления проектами является регулярная оценка и корректировка стратегий управления проектами.
Это означает сделать шаг назад и оценить, насколько эффективно вы используете выбранный вами инструмент, и подумать, как вы можете улучшить свой общий подход к управлению проектами.
Возможно, есть определенные функции или функции, которые вы не используете в полной мере, или, может быть, есть области, в которых вы могли бы более эффективно делегировать задачи.
Например, предположим, что после нескольких недель использования такого инструмента управления проектами, как Monday.com, вы заметили, что члены команды постоянно срывают сроки выполнения определенных задач.
Вместо того, чтобы просто принять это как проблему с индивидуальной ответственностью, возможно, стоит пересмотреть, были ли эти задачи должным образом назначены в первую очередь.
Возможно, они не были четко определены или для них не было выделено достаточно ресурсов, что приводило к задержкам или путанице среди членов команды.
Ключевые выводы
- Внештатные инструменты управления проектами могут значительно улучшить организационные навыки и упростить различные аспекты управления проектами, что приведет к лучшим результатам.
- Ключевые функции инструментов управления внештатными проектами включают управление задачами и планирование, отслеживание времени и выставление счетов, возможности совместной работы и общения, настройки параметров и интеграцию.
- В топ-8 инструментов управления проектами для фрилансеров входят ClickUp, Monday.com, Trello, Asana, Hive, Bonsai, ToDoist и Indy. Каждый инструмент имеет свои плюсы и минусы в зависимости от ваших конкретных потребностей как фрилансера.
- Эффективно используя правильный инструмент управления проектами с передовыми методами, такими как эффективная коммуникация и расстановка приоритетов автоматизации, фрилансеры могут повысить свою производительность, оптимизируя рабочий процесс с клиентами.
Заключительные мысли: почему фрилансеру нужен правильный инструмент управления проектами
В заключение следует отметить, что внештатные инструменты управления проектами могут помочь повысить производительность, оптимизировать рабочий процесс и улучшить общение между вами и вашими клиентами. Имея множество доступных вариантов, важно найти правильный, который соответствует вашим конкретным потребностям и бюджету.
Не забывайте о ключевых функциях, таких как управление задачами, отслеживание времени, совместная работа и интеграция с мобильными приложениями.
Эффективно используя эти инструменты с лучшими практиками, такими как эффективная коммуникация и расстановка приоритетов автоматизации, вы можете максимально использовать свои возможности и стать внештатным проектом или бизнесом.